Executive Assistant

Randstad - hace 15 días
¿ Assisting the Area Managing Director, as well as the other Directors. ¿ Organizing the agendas for the Directors ¿ Receiving and sending the couriers and recording required information. ¿ Sending and distributing internal communication letters, timely manner. ¿ Creating and formatting correspondence in English/Spanish for the Directors ¿ Production, consolidation, analysis of statistics and reports for the Directors ¿ Coordinating travels and processing travel-related expense reports/invoices for the directors. ¿ Negotiation and administration of contracts with hotels, including making reservations for visitors and staff traveling. ¿ Managing phone traffic, answer and direct all phones. ¿ Welcoming and leading guests, informing related person. ¿ Following up the meeting room schedule. Making reservation for planned meeting (directors) ¿ Plan and develop, company events related to employees and customers: Fruit Attraction, Paellas, Buti-Buti, Christmas dinner. ¿ Availability to travel 3% of your time. ¿ Create and distribute company communications inside the employees. ¿ Update customer and vendors data base in our system FIS / Sales Force ¿ Content creation, House Organ, Newsletter handling in social media or internal other tools (Viva Engage) ¿ Handling the administrative request related to office and merchandising material. Requisitos del puesto: ¿ University Degree or studies in marketing or Business administration or equivalent desired ¿ Good communication & organization skills ¿ Systematic and efficient way of working ¿ Excellent interpersonal relationships ¿ English and Spanish fluency or advanced level ¿ Good knowledge of MS-Office (Excel, Word, PowerPoint) ¿ Positive attitude & Team spirit ¿ Knowledge in accounting / bookkeeping ¿ Value experience in similar position / task Formación: Grado : Grado en Marketing Idiomas: Inglés : B2 Conocimientos: sap , excel , Buen dominio del paquete office Experiencia: 2 años Tus beneficios: Great Office in the center of Barcelona Flexible hours from Monday to Thursday from 9 a.m. to 1 p.m. and from 3:30 p.m. to 4:30 p.m. Fridays from 9 a.m. to 3 p.m. 2 days of teleworking a week Flexible remuneration and Pension Plan
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