Secretario/a de Documentación de proyectos

- Integrar el listado de la documentación/entregables que Talgo debe enviar al Cliente sobre la base de los documentos establecidos contractualmente. - Integrar la planificación y coordinar las entregas de la documentación/entregables de Talgo al Cliente con base en el listado de documentos establecidos, los hitos contractuales y la planificación interna y detallada del proyecto. - Realizar la codificación de los entregables/documentos a entregar al Cliente siguiendo el esquema de codificación establecido contractualmente y/o el que se haya acordado con el Cliente. - Establecer y acordar con el Cliente la estructura para la subida/bajada de los entregables/documentos a intercambiar. En algunos casos se deberá seguir la estructura que establezca el Cliente. - Organizar los entregables/documentos a enviar al Cliente cumpliendo los requisitos que haya establecido o se hayan acordado según el tipo de documento; incluyendo gestión de documentos de apoyo (incrustados o no según lo requiera cada Cliente). - Gestionar los medios de intercambio de documentación (gestores documentales y/o sites) según lo establecido contractualmente y/o lo acordado con el Cliente. - Subir y bajar la documentación/entregables según la planificación establecida. - Gestionar internamente la documentación recibida del Cliente; informando a los responsables internos de su estado y comentarios incluidos, cuando aplique. - Monitorizar el estado de la documentación/entregables tanto internamente como con el Cliente, actualizar el registro de control y alertar sobre los tiempos de respuestas establecidos/esperados por el Cliente cuando corresponda. - Elaborar los diferentes informes, reportes y actas de reunión (Minutes of Meetings) establecidos contractualmente y/o acordados con el Cliente o con Jefe del Proyecto relacionados con el control de la documentación. - Realizar seguimiento a los Work-Flows (WFs) internos en TeamCenter-TC para la generación de las necesidades y planificación de los materiales y/o suministros requeridos. - Realizar seguimiento a propuestas de modificaciones en SAP, cuando existan. - Tramitar en SAP las Solicitudes de Pedidos de Servicios (Solpeds) Administrativos (Traducciones, Consultorías, Material de Apoyo Audiovisual, etc.) que sean necesarias en el Proyecto. - Verificar que las versiones y fechas de envío de los documentos/entregables coinciden con lo que se ha incluido en los atributos de Doors. - Apoyar puntualmente la exportación al y/o la importación del Cliente en Doors de la información de requisitos de STK y Change Request. - Verificar que los documentos lanzados en TC cumplen con los requisitos específicos para seguimiento y trazabilidad, establecidos/acordados por/con el Cliente. - Dar apoyo a otras áreas del proyecto en la preparación, actualización, envío y/o recepción, y seguimiento/gestión de otros tipos de documentación. Ejemplos: a. Apoyo en el Registro de Actas de Reunión y Cartas / Comunicaciones con el Cliente bajo responsabilidad del Contract Manager. b. Apoyo al Contract Manager en la preparación del análisis previo de Change Request para el Cliente. c. Apoyo en la actualización del reporte de KPIs de calidad de entregables / documentación enviada al Cliente en el Montly Progress Report por la Gerencia de Planificación y Control. d. Apoyo para actualizar cualquier otro documento o información que se comparta con el Cliente, como el Plan de Dirección del Proyecto en algunos casos. Desable conocimientos de MS Office (Power Point, Word y Excel) y experiencia previa con Sharepoint Requisitos del puesto: Titulación: Mínimo F.P II, Ciclo Formativo Grado Medio o Ciclo Formativo Grado Superior en Administración. Experiencia de al menos 1- 2 años, idealmente realizando las funciones administrativas. Conocimientos conocimiento de inglés alto. Manejará plataformas de otros países. Formación: FP Básica / PCPI / PGS Conocimientos: excel Tus beneficios: - Contrato indefinido. · Paquete retributivo compuesto por: salario fijo + salario variable + importantes beneficios sociales, que te incluyen tanto a ti como a tu familia. · Retribución flexible: tickets guardería, tarjeta transporte... · Plan de formación ajustado a tu perfil profesional. · Escuela de idiomas.